Ohje:Sähköisten aineistojen lisääminen ja käyttö

Agricola > Historian äärelle > Sähköisten aineistojen lisääminen ja käyttö

Sisällysluettelo


Sähköiset aineistot -osion käsitteet ja periaatteet

Sähköiset aineistot -osioon kerätään historiantutkimusta tukevien digitoitujen ja sähköisyntyisten aineistojen sekä tutkimusta tukevien erilaisten tietokantojen tietoja.

Kattokäsitteenä on resurssi, joka jakautuu kahteen alakäsitteeseen: aineisto ja palvelu.

Aineisto on internetistä löytyvä sähköinen aineistokokonaisuus, johon voi viitata jollain pysyvällä www-osoitteella. Aineisto voi olla esimerkiksi Suomen sotasurmat 1914–1922. Aineistoon liitetään aina laajat kuvailutiedot.

Palvelu on kokonaisuus, johon kuuluu useita erillisiä aineistoja. Hyvä esimerkki on Doria, jonka alta löytyy mm. Raita-tietokanta. Tässä tapauksessa Raita on siis Doriaan kuuluva aineisto. Palvelun kuvailutiedot ovat huomattavasti aineistoa suppeammat.

Huomatkaa, että kaikki resurssit ovat aina ensisijaisesti aineistoja. Palvelu on siis erikoistapaus, jossa resurssin sisältöä on haluttu eritellä yksityiskohtaisemmin ja jakaa se useisiin aineistoihin. Resurssin lisääminen pelkkänä palveluna ilman siihen liitettyjä tietoja aineistoista on käytännössä täysin turhaa.

Palvelun alla voi olla myös alipalveluita, jotka ovat yksinkertaisesti jollekin toiselle palvelulle alisteisia palveluita. Liian monimutkaisten rakenteiden luomista tulisi kuitenkin välttää, vaikka palvelulla itsellään saattaa olla käytössä jokin yksityiskohtainen hierarkia.

Miten jokin tietty resurssi hahmotetaan ja kuvaillaan Sähköiset aineistot -osioon on aina tapauskohtaista. On kuitenkin tärkeää, että kokonaisuutta ei lähdetä erittelemään omiksi aineistoikseen liian yksityskohtaisesti.

Esimerkiksi Digitaaliarkiston tapauksessa tarkoituksena ei ole lisätä omia erillisiä linkkejä jokaisen seurakunnan omalle sivulle, vaikka tämä onkin teknisesti mahdollista. Emme ole luomassa Digitaaliarkistolla uutta käyttöliittymää. Sen sijaan Digitaaliarkistoa koskevan resurssin kuvailutiedoissa voi tuoda esille, että se sisältää mm. digitoituja seurakuntien aineistoja. Eli vain selkeät omat kokonaisuudet merkitään tähän tietokantaan erillisiksi aineistoiksi.

Wikin luominen ja laajentaminen on aina prosessi. Tämä tarkoittaa Sähköiset aineistot -osion kohdalla sitä, että alunperin hyvin suurpiirteisesti tietokantaan kuvattu resurssi saatetaan haluta pilkkoa yksityiskohtaisemmiksi paloiksi. Käytännössä tämä tapahtuu niin, että alkuperäinen lisätty resurssi muutetaan palveluksi, ja sen alle luodaan halutut aineistot.


Lisäyslomakkeen käyttö

Uuden resurssin lisääminen aloitetaan antamalla sille nimi. Resurssin nimeämisessä käytetään resurssin vakiintunutta nimikettä sekä pyritään välttämään esimerkiksi "tietokanta"-tyyppisiä lisäyksiä nimien perässä.

Mikäli aineiston nimi on luonteeltaan hyvin yleisluontoinen tai on vaarana, että samalla nimellä on olemassa jokin toinen lisättävä aineisto, lisätään sen perään sulkuihin jokin selventävä tarkenne. Esimerkiksi Kansalliskirjaston Aikakauslehdet-aineistolle voidaan siis antaa nimeksi "Aikakauslehdet (Kansalliskirjasto)".

Resurssin nimeämisen jälkeen avautuu uusi lomake. Ensimmäisenä valitaan vetovalikosta resurssin tyyppi (palvelu tai aineisto), minkä jälkeen lomake muuntuu automaattisesti valinnan mukaisesti. Sen jälkeen annetaan tarvittavat tiedot.


Palvelu

WWW-osoite Mahdollisimman pysyvä osoite palvelun pääsivulle. Mikäli palvelulla on käytössä URN, käytetään sitä.

Lyhyt kuvaus Muutaman sanan ytimekäs kuvaus palvelun sisällöstä. Esimerkiksi "Suomalaisten yliopistokirjastojen yhteistietokanta".

Kotimaa Palvelun kotimaa. Kiinnitä huomiota nimeämiseen. Siis "Yhdistynyt kunigaskunta" ja "Yhdysvallat". Sekä tämä että muutkin kentät ehdottavat automaattisesti jo lisättyjä arvoja.

Sisältää palvelut ja sisältää aineistot Näiden kenttien avulla luodaan resurssien keskinäiset hierarkiat. Lisätessäsi useita aineistoja sisältävän palvelun kannattaa aineistojen nimet antaa jo tässä. Kiinnitä jälleen alussa mainitun mukaisesti huomiota nimeämiseen. Useampi nimi erotetaan toisistaan puolipisteellä.

Organisaatio Ne organisaatiot, joiden tuottamaa tai säilyttämää materiaalia palvelu koskee. Ei siis välttämättä pelkästään palvelua ylläpitävä organisaatio. Kiinnitä jälleen huomiota nimeämiseen.

Avainsanat Lisää muutamia resurssia hyvin kuvaavia asiasanoja. Kenttä hakee automaattisesti ehdotuksia YSOsta (yleinen suomalainen ontologia). Käytetään ainoastaan sellaisia sanoja, jotka löytyvät YSOsta.

Vapaamuotoinen teksti Tähän voi antaa tarvittaessa laajempia kuvailutietoja.


Aineisto

Uutta aineistoa lisättäessä annetaan edellä mainittujen lisäksi seuraavat tiedot.

Aineistotyyppi Tällä tarkoitetaan kokonaisuuden etusivullakin näkyvää erotusta varsinaisia digitoituja aineistoja sisältävien ja erilaisiin aineistoihin viittaavien tietokantojen välillä. Joskus aineisto saattaa sisältää kumpaakin. Tällöin valitaan molemmat vaihtoehdot.

Aineiston ensisijainen käyttötarkoitus Tavat, joilla digitoitua tai viitetietokannan kuvailemaa aineistoa todennäköisimmin käytetään.

Aineistolaji Luokittelulla kuvaillaan mitä on digitoitu tai minkälaiseen aineistoon tietokannassa viitataan. Huomaa, että jotkin vaihtoehdot ovat laajempia ja yleisluontoisempia kuin toiset. Tarkoituksena on antaa mahdollisimman tarkka kuvaus aineistolajista. Mikäli aineisto sisältää siis esimerkiksi pelkästään musiikkitallenteita, valitaan ainoastaan "musiikki", mutta ei lisäksi laajempaa käsitettä "äänite". Vastaavasti paikkatietokanta on myös data-aineisto, mutta tarkemman aineistolajin paikkatietue riittää. Aineiston sisältäessä useita erilaisia aineistolajeja valitaan vaihtoehtoja sen mukaiseseti.

Sijainti Aineiston liittyessä sisällöllisesti hyvin selkeästi johonkin tiettyyn maantieteelliseen sijaintiin voidaan sijainti nimetä. Voit lisätä useita arvoja. Huomaa kuitenkin, että esimerkiksi jokaiseen suomalaiseen aineistoon ei merkitä sijainniksi "Suomi". Mikäli aineisto sisältää esimerkiksi runsaasti Suomen historiallisia karttoja, voidaan sijainti lisätä. Kiinnitä jälleen huomiota nimeämiseen.

Aikakausi Aineiston liittyessä sisällöllisesti selkeästi johonkin tiettyyn aikakauteen voidaan aikakausi nimetä. Tarkoituksena ei ole käyttää vuosirajauksia, vaan vuosikymmenten ja -satojen nimityksiä. Mikäli vuosikymmenten ja -satojen nimitykset ovat vaarassa sekoittua, lisätään sulkuihin selvennys. Siis esimerkiksi 1900-luvun ensimmäistä vuosikymmentä tarkoitettaessa merkitään "1900-luku" ja koko vuosisataa tarkoitettaessa "1900-luku (vuosisata)". Myös muut vakiintuneet aikakausien nimet, kuten Autonomian aika, Keskiaika (Suomi), kelpaavat. Voit lisätä useita arvoja.

Teema Valitse lisättävään aineistoon liittyvät teemat. Teemaluettelon mahdollisista puutteista voi antaa palautetta.

Käyttörajoitus ja käyttörajoituksen kuvaus Jotkin aineistot saattavat olla maksullisia tai vaatia jonkin organisaation jäsenyyden. Rajoitusten yksityiskohdat voi kirjoittaa vapaasti tekstikentään.

Vapaamuotoinen teksti Aineistojen kohdalla kannattaa antaa myös tarkempi kuvaus aineiston rakenteesta. Esimerkiksi historiallisen sanomalehtikirjaston kohdalla voit listata digitoidut sanomalehdet.


Annettuja tietoja pääsee aina myöhemmin muuttamaan ja täydentämään. Pääset muokkaamaan lisättyä aineistoa valitsemalla "muokkaa lomakkeella".