Atk ja sähköiset tietoaineistot on tunnettu Suomenkin hallinnossa jo pitkälti yli kolmekymmentä vuotta. Kehitys on edennyt sysäyksittäin. Raskaat keskuskoneet ja rekisterityyppiset tietokannat hallitsivat kenttää pitkään. Enimmäkseen kysymys oli strukturoidun numeerisen tiedon prosessoinnista. Hallinnon päivittäistä toimintaa saati kansalaisia tietotekniikka kosketti varsin rajoitetusti. 1980-luku toi muassaan mikrojen vallankumouksen. Tekstinkäsittely, erilaiset kortisto-ohjelmat ja vastaavat tulivat arkipäivän työvälineiksi virastoissa. 1990-luvun alkuun sijoittuu toinen atk-vallankumous. Mikrojen suorituskyvyn huikea kasvu, hyperteksti ja multimedia, verkottuminen, reaaliaikaisuus ovat tuon vallankumouksen eri puolia. Kysymys ei ole pelkästään määrällisestä hyppäyksestä vaan myös laadullisesta. "Tietoyhteiskunta" ei ole enää tyhjä slogan, sillä on jo reaalista pohjaa.
Hallinto hyödyntää asiakirjahallinnon ja päätöksenteon tietojärjestelmiä entistä laajemmin. 1980-luvun alussa otettiin käyttöön ensimmäiset atk-diaarit. 1990-luvulla kuvaan ovat tulleet sähköposti ja erilaiset asiankäsittelyjärjestelmät. Viranomaisten atk-rekisterit ja muut tietojärjestelmät ovat tulleet joustaviksi, entistä suorituskykyisemmiksi ja samalla myös rakenteeltaan entistä monimutkaisemmiksi. Ei ole harvinaista, että samaa järjestelmää päivittävät ja hyödyntävät useat eri viranomaiset.
Kansalaistenkin osallistumista ja tiedonsaantimahdollisuuksia on pyritty lisäämään. Monet viranomaisorganisaatiot ja muut yhteisöt julkistavat pöytäkirjojaan ja muita asiakirjojaan Internetissä. Lopullista läpimurtoaan odottaa vielä ns. sähköinen asiointi, jossa on kysymys kansalaisten mahdollisuudesta asioida tietoverkkojen välityksellä viranomaisten kanssa (ks. Matti Pulkkisen artikkeli Arkistoviesti 2/98 Sähköinen asiakirja ja digitaalinen allekir joitus).
Mikä tietojärjestelmissä on asiakirjallista tietoa?
Viranomaistehtävien hoitoon liittyvät ja niiden yhteydessä syntyvät sähköiset tietoaineistot ovat asiakirjallista tietoa ja kuuluvat siten arkistolain piiriin (831/94 (section) 6). Periaate on selvä, joskin käytännössä voi olla vaikeaa erottaa, mikä on nimenomaan asiakirjallista tietoa tietojärjestelmässä, jossa liikkuu eri lähteistä - organisaation sisäisistä ja ulkoisista lähteistä - peräisin olevaa dataa.
Silloin kun tieto kiinnittyy pysyvästi alustaansa, tavallisimmin paperiin, asiakirjan identifiointi on suhteellisen ongelmatonta. Atk-ympäristössä asiakirjan käsite on tunnetusti vaikeampi. Kun asiankäsittelyjärjestelmässä tai vastaavassa käsitellään kuvamuotoisia sähköisiä dokumentteja, joilla on analoginen vastine "paperipuolella" (pöytäkirjat, muistiot, hakemukset jne.), asiakirjan tunnistaminen on helpompaa kuin tietokantaympäristössä.
Sähköisen asiakirjan - ja ylipäänsä asiakirjan - ominaisuuksia on tutkittu British Columbian yliopistoon kuuluvan School of Library, Archival & Information Studies -oppilaitoksen projektissa The Preservation of the Integrity of Electronic Records. Luciana Durantin johtamassa projektissa sähköisen asiakirjan analyysiin sovelletaan sekä arkistotieteen että 1600-luvulla kehitellyn diplomatiikan käsitteitä ja metodeja. (Katso myös: Duranti, Luciana and Heather MacNeil. "The Protection of the Integrity of Electronic Records: An Overview of the UBC-MAS Research Project" Archivaria 42, Fall 1996. Haettu 7.3.1999)
Tietokannat, so. samaan kohteeseen liittyvää strukturoitua dataa sisältävät tiedostot, ovat asiakirjan identifioinnin kannalta ongelmallisempia kuin sähköisiä dokumentteja käsittelevät asiakirjahallinnon järjestelmät, joskin eri tietokantatyypit poikkeavat tässä suhteessa toisistaan. Yksinkertaisimmassa muodossaan tietokanta on rekisteri, jolla on vastineensa manuaalisissa kortistoissa. Monimutkaisemmat tietokannat koostuvat jäsentynyttä dataa sisältävistä tauluista, joiden tietoelementtien välille on rakennettu yhteyksiä. Nämä relaatiomalliin perustuvat tietokannat eivät ole mitään uutuuksia, ne ovat olleet kuvassa jo 1980-luvun puolivälistä lähtien. Kehityksen uusinta vaihetta edustavat tietokannat, joihin on integroitu monen tyyppistä dataa: tekstiä, kuvaa, ääntä.
Kansainvälisessä arkistokeskustelussa on esitetty erilaisia näkemyksiä siitä, ovatko
a) tietokannat itsessään asiakirjoja tai
b) sisältävätkö ne asiakirjoja.
Äärimmäisenä näkemyksenä on tietokantojen asiakirjaluonteen kiistäminen. Tämä perustuu siihen, että tietokantojen datalla ei useinkaan ole välitöntä yhteyttä hallinnollisiin toimenpiteisiin, transaktioihin, joita yleisesti pidetään - todistusvoimaisuuden ohella - tietoaineiston asiakirjallisuuden keskeisenä kriteerinä. Tavanomaisempi - ja myös Suomessa vallitseva - näkemys lähtee siitä, että viranomaistoiminnassa syntyneet tietokannat ovat asiakirjallista tietoa, vaikka tieto ei suoranaisesti liittyisi hallinnollisiin prosesseihin; tällaista tietoa ovat esimerkiksi erilaiset tutkimusaineistot.
Todistusvoimaisuuteen, evidenssiin, liittyvää näkökulmaa voidaan pitää toiminnallisen yhteyden vaatimustakin keskeisempänä. Jos julkishallintoon kuuluva tutkimuslaitos tai vastaava tallettaa tietokantoihinsa esim. ympäristön tilaa tai yhteiskunnallista kehitystä koskevaa tieteellistä tutkimus- tai tilastoaineistoa, kyseisellä aineistolla on informaatioarvon lisäksi todistusarvoa, joka liittyy tutkimuslaitoksen toiminnan laatuun, varojen käyttöön, tiedon oikeellisuuteen, jolla voi olla vaikutusta yksittäisen kansalaisen oikeuksiin ja velvoitteisiin jne. Tästä näkökulmasta ko. aineistoa voi perustellusti pitää asiakirjallisena tietoaineistona.
Metadata varmistaa integriteetin
Asiakirjalliselle tiedolle on tunnusomaista, että tiedon luotettavuus ja ymmärrettävyys edellyttävät sen synty- ja käyttöympäristön, kontekstin, tuntemista. Kysymys on vanhasta kunnon provenienssiperiaatteesta, joka satakunta vuotta on ollut arkistotoimen kansainvälisesti tunnustettu kulmakivi. Tietotekniikan kehitys ei ole tehnyt provenienssiperiaatetta tarpeettomaksi. Päinvastoin sen merkitys on korostunut. Paperiasiakirjojen ja -arkistojen luotettavuuden ja keskinäisten suhteiden arviointi on tietyssä mielessä helppoa, koska tieto on niissä "jähmettynyt" suhteellisen pysyvään muotoon.
Atk-ympäristössä asia mutkistuu. Tieto on helposti muokattavissa eikä sen alkuperä ole samalla tavoin ilmeinen kuin manuaalisessa ympäristössä. Tietojärjestelmissä liikkuvan tiedon integriteetti, so. luotettavuus ja aitous, on keskeinen ongelma, joka ei kosketa pelkästään arkistotointa vaan tiedon käytön kaikkia puolia. Viranomaisten, yritysten ja muiden yhteisöjen sekä yksityisten kansalaisten on voitava luottaa siihen, että heidän kannaltaan merkityksellinen tieto on elinkaarensa kaikissa vaiheissa luotettavaa (oikeaa) ja aitoa.
Luotettavuus liittyy paitsi arkistonmuodostajan yleiseen luotettavuuteen myös siihen, kuinka luotettavia sen toimintaperiaatteet ja -tavat (asiakirjahallinto mukaanlukien) ovat. Aitoudessa eli autenttisuudessa on kysymys tietojen alkuperän ja käsittelyhistorian tuntemisesta niin, että voidaan olla varmoja, että aineisto todella tulee siitä lähteestä, mistä sen väitetään tulevan ja ettei aineistoa ole asiattomasti manipuloitu. Kun aineisto siirretään arkistolaitokseen, vastuu autenttisuuden varmistamisesta siirtyy myös. Aineiston luotettavuudesta arkistolaitos ei sen sijaan voi koskaan olla vastuussa, se kuuluu arkistonmuodostajalle.
Koska tiedolla ja tietovälineellä ei atk-ympäristössä ole kiinteää yhteyttä eikä tiedon konteksti ole samalla tavoin ilmeinen kuin "paperipuolella", tiedon integriteetti on varmistettava muulla tavoin. Kansainvälisessä arkistokirjallisuudessa tarjotaan ratkaisuksi metadataa, tietoa tiedosta. Metadata sitoo asiakirjan aikaan, paikkaan ja toimenpiteeseen, josta asiakirja muodostaa osan, sekä valaisee asiakirjan rakennetta ja tietosisältöä. Integriteetin varmistamisen ohella metatiedoilla on merkitystä myös haun kannalta; tietoelementit toimivat myös hakuelementteinä.
Pisimmälle asiakirjojen metadatamallia on kehitelty Pittsburghin yliopistossa. Kyseisessä mallissa sähköinen asiakirja "kapseloidaan" monikerroksiseen metadataan, jonka tavoitteena on tehdä sähköisestä asiakirjasta samalla tavoin "itsensä selittävä" kuin perinteiseen arkistoon sisältyvä paperiasiakirja on. Malli on kehitelty jopa niin pitkälle, että tietty metadataelementti hälyttää järjestelmän käyttäjän, jos jokin järjestelmän osa uhkaa vanhentua niin, että on ryhdyttävä konvertointitoimenpiteisiin.
Toinen asiakirjahallinnon kannalta merkityksellinen metadatamalli on alkujaan kirjastokuvailuja varten kehitetty Dublin Core -formaatti. Sitä on sovellettu myös asiakirjoihin. Suomessa ainakin Valtioneuvoston kanslia liittää sähköisiin asiakirjoihinsa Dublin Coren mukaista metatietoa. Kysymyksessä on VNK:n oma sovellus ko. formaatista.
Teoriapohja on, sovellukset puuttuvat
Sähköisen asiakirjan problematiikka, erityisesti integriteetin varmistaminen elinkaaren eri vaiheissa metadatan ja ns. funktionaalisten vaatimusten (functional requirements) avulla on ollut viime vuosien keskeinen teema kansainvälisessä, erityisesti anglosaksisessa, arkistokirjallisuudessa. David Bearman, Luciana Duranti, Terry Eastwood, Richard J. Cox ja monet muut ovat laskeneet vankan teoriaperustan sähköisten asiakirjojen käsittelylle.
Pullonkaulana ei olekaan teorian kehittymättömyys vaan sen soveltaminen käytäntöön. Ohjelmistovalmistajat eivät toistaiseksi ole erityisesti panostaneet integriteetti- ja metadatakysymyksiin. Esim. Pittsburghin pitkälle kehitettyä metadatamallia ei ole toteutettu ainoassakaan kaupallisessa ohjelmassa.
Teorian ja käytännön yhdistämistä haittaavat jossain määrin myös tietyt koulukuntaerot. Vallitseva näkemys, jota mm. Pittsburghin projekti edustaa, lähtee siitä, että metadatatoiminnot tulee toteuttaa osana operatiivisia järjestelmiä. Toinen koulukunta, joka on vahva vanhassa arkistomaassa Hollannissa, kannattaa erityisten sähköisten säilytysjärjestelmien (electronic recordkeeping systems) rakentamista, joihin asiakirjat tiettyjen kriteerien mukaan siirretään operatiivisista tietojärjestelmistä. Metadata ja funktionaaliset vaatimukset koskisivat vain säilytysjärjestelmiä, eivät operatiivisia järjestelmiä.
Ohjelmistovalmistajien passiivisuus luonnollisesti heijastelee asiakaskunnan toiveita ja tarpeita. Yllä kuvatuista näkökohdista ei ole tarvinnut välittää, koska riittävän suurta ja maksukykyistä asiakasryhmää, joka vaatisi niitä, ei ole ilmaantunut. Yhdysvaltojen johtaviin arkistoteoreetikkoihin kuuluva David Bearman on kuitenkin toiveikas. Hän on vakuuttunut, että ennemmin tai myöhemmin organisaatiot havahtuvat huomaamaan tarpeen säilyttää todistusvoimaista asiakirja-aineistoa keskeisistä aktiviteeteistaan ja transaktioistaan myös elektronisessa ympäristössä.
Toiminnan jatkuvuus, päätöksentekoprosessien laatu, kilpailun kiristyminen, suojautuminen ei-toivottavilta juridisilta seuraamuksilta ja esim. sisäiseltä sabotaasilta tulevat Bearmanin mukaan kannustamaan sähköisen asiakirjahallinnon kehittämiseen siten, että aineistojen integriteetti ja sen turvaamisen eri metodit otetaan järjestelmiä kehitettäessä huomioon. Tähän voi kuitenkin kulua vielä aikaa, mistä johtuen nykypäivän dokumentoinnin kannalta arvokasta sähköistä asiakirja-aineistoa epäilemättä tuhoutuu paljon.
Asiakirjahallinnon megatrendit
Amerikkalainen asiakirjahallinnon asiantuntija David O. Stephens on tulevaisuudentutkija John Naisbittin tunnettua Megatrendit-teosta jäljitellen kartoittanut kehityslinjoja, jotka hänen mielestään ovat hallitsevina lähivuosien asiakirjahallinnossa (ks. Records Management Quarterly, vol. 32, 1/1998).
Useimpien trendien taustalla vaikuttaa sähköisen asiakirjan yleistyminen. Osa Stephensin kymmenestä megatrendistä liittyy ensisijaisesti Yhdysvaltojen tilanteeseen, mutta useimmat ovat relevantteja myös suomalaisessa viitekehyksessä.
1. Siirtyminen paperipohjaisesta asiakirjahallinnosta paperittomaan
- paperiasiakirjojen määrän vuosikasvu on Yhdysvalloissa erään arvion mukaan n. 10 % ja elektronisten asiakirjojen vastaava kasvu 20 - 60 %
2. Sähköiset asiakirjat nähdään strategisena voimavarana
- paradigman muutos: elektroniseen asiakirjahallintoon ollaan valmiit panostamaan toisin kuin perinteiseen, paperiasiakirjoihin perustuvaan asiakirjahallintoon
- integraatio, strategisten hyötyjen tavoittelu (esim. data ware-
house -konsepti)
3. Datan prosessoinnista dokumenttien prosessointiin
- 1980-luvun alkuun asti atk-kenttää hallitsivat strukturoitua, usein numeerista tietoa prosessoivat järjestelmät ("number crunching")
- tämän päivän tilanne: erään arvion mukaan 80 % hallinnon ja muiden organisaatioiden sähköisestä informaatiosta on dokumenttimuotoista
4. Staattisista dokumenteista dynaamisiin, virtuaalisiin dokumentteihin
- modulaarisuus, multimedia, "älykkäät" dokumentit
- virtuaalisuus: asiakirjat koostetaan tietojärjestelmästä kulloisiakin tietotarpeita varten (esim. avataan erilaisia näkymiä tietokannan dataan)
5. Säilytysaikapolitiikan ja seulontamenetelmien merkitys kasvaa
- ne ovat asiakirjahallinnon keskeisimpiä haasteita lähivuosina
- seulonta on tarpeen myös atk-ympäristössä
6. Painopiste kustannussäästöistä prosessien parantamiseen
- asiakirjahallinnon "missio" muuttumassa; kustannussäästöjen korostamisen sijasta vedotaan laadun parantamiseen asiakirjahallinnon perusteluna
7. Tietovälineiden hallinnasta hakupolkujen ja tiedon käytettävyyden hallintaan
- asiakirjahallinto on aikaisemmin liittynyt korostetusti fyysisten tietovälineiden hallintaan, nyt korostuu tiedon haun ja käytettävyyden asiantuntijuus
8. Elektronisen tiedon pitkäaikaissäilytyksen merkitys kasvaa
- kehitys on paljolti suoraa seurausta siitä, että sähköisen aineiston määrä ylipäätään kasvaa räjähdysmäisesti: sähköisessä muodossa olevaan tietomassaan sisältyy entistä enemmän myös pitkään säilytettävää aineistoa
9. Asiakirjahallinto hallinnon tukitoiminnosta osaksi systeeminsuunnittelua
10. Asiakirjahallinto ja sen ammattilaiset tienhaarassa
- asiakirjahallinnon on "keksittävä itsensä uudelleen" ja otettava paikkansa sähköisen asiakirjahallinnon professiona
Stephensin listaamat kehityslinjat ovat valtavia haasteita asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattilaisille. Haasteet sisältävät sekä mahdollisuuksia että uhkia. Profession vahvuutena on ammatillinen erityistietämys etenkin tiedon kontekstuaalisuuteen ja integriteettiin, seulontaan sekä pitkäaikaissäilytykseen liittyvissä kysymyksissä. Asiakirjahallinnon koetellut periaatteet ovat sovellettavissa myös tietotekniseen ympäristöön, vaikka tekniikka ja vieraat käsitteet voivat tuota sovellettavuutta aluksi hämärtää.
Kehityslinjoihin liittyy profession kannalta myös selviä uhkatekijöitä. Uusiin asioihin perehtyminen ja jatkuva oman itsensä ammatillinen kehittäminen on raskasta, varsinkin kun organisaatioiden tehtävissä ja rakenteissa tapahtuu koko ajan muutakin muutosta, joka on omiaan aiheuttamaan paineita. Stephens näkee mahdollisena, että ammattikunta hajoaa kahtia: aliarvostettuihin perinteisiin "records managereihin" ja kehityksen aallonharjalla ratsastaviin "document managereihin".
Voisi ajatella optimistisesti, että Suomen runsas ja monipuolinen koulutustarjonta asiakirjahallinnon ja arkistotoimen alalla sekä profession suhteellinen kiinteys ja yhteinen ammatti-identiteetti vaikuttavat sen, että kahtiajako ei meillä muodostu ammattikunnan keskeiseksi tunnuspiirteeksi.
Kansallisarkiston asiakirjahallintoyksikön johtaja
Jari Lybeck
Artikkeli ilmestyi aikaisemmin Arkistolaitoksen Arkistoviesti-lehdessä 2/1998.
Sisällysluettelo 1/99
Agricolan Tietosanomien pääsivulle
