[Arkistolaitoksen tehtävät] [Valtionarkiston tutkija- ja asiakaspalvelut] [Asta] [Käsikirja] [Pääluettelo] [Yksityisarkistojen yhteisluettelo] [Arkistoja verkossa] [Linkkejä Norjan arkistoihin] [RA:n verkko näyttelyitä] [Arkistoalan aikakauslehtilähteitä]

Norjassa arkistolaitos toimii kulttuuriministeriön (Kulturdepartementet) alaisena virastona. Arkistolaitoksen toiminta-ajatus on huolehtia olennaista kulttuuri- tai tutkimuksellista arvoa sisältävien tai hallinnollisia, oikeudellisia tai yhteiskunnallista dokumenttitarvetta kattavien arkistojen säilymisestä ja käytettävissäolosta. Arkistolaitoksen päätehtäviä ovat:
1. valtiollisten viranomaisten arkistojen vastaanotto ja käytettävänäpito
2. valtiollisten ja kunnallisten arkistojen valvonta sekä
3. yksityisarkistojen säilyttämisessä avustaminen.

Valtionarkistonhoitajan johdolla työskentelevä arkistolaitos sisältää Valtionarkiston (Riksarkivet, RA) ja kahdeksan maakunta-arkistoa (Statsarkivene). RA ja maakunta-arkistot ovat sekä hallintoviranomaisia että tieteellisiä kulttuurilaitoksia. RA:lla on vastuu keskushallinnon sekä muista koko maan kattavien viranomaisten ja instituutioiden arkistoista. Maakunta-arkistot huolehtivat arkistopiireissään paikallisten ja alueellisten valtiollisten instituutioiden arkistoista. Arkistolaitoksen työ perustuu 4.12.1992 säädettyyn ja vuonna 1999 voimaan astuneeseen arkistolakiin ja 11.12.1998 annettuun asetukseen julkisista arkistoista. Vuonna 2000 arkistolaitoksen budjetti oli 145 miljoonaa kruunua.

Norjassa sekä Valtionarkisto että Oslon maakunta-arkisto (Statsarkivet i Oslo, SAO) toimivat 1970-luvun lopulla valmistuneessa ja vuonna 1998 lisätilaa saaneessa Valtionarkiston rakennuksessa Oslon Kringsjåssa Sognsvannin metropysäkin viereisessä tunturissa. Junalla matka keskusrautatieasemalta Sognsvanniin kestää noin 15-20 minuuttia. Omalla autolla arkistoon saapuville on metropysäkin läheisyydessä runsaasti parkkitilaa. Vuoden 2000 lopussa RA:ssa oli asiakirjoja noin 75 hyllykilometriä (Suomen Kansallisarkistossa asiakirjoja on noin 40 hkm) ja SAO:ssa noin 15 hyllykilometriä eli yhteensä koko rakennuksessa 90 hyllykilometriä.

Valtionarkisto koostuu kahdesta suurosastosta sekä sihteeristöstä ja puolustusarkistosta (Forsvarsarkivet). Tutkija- ja asiakaspalveluja RA:ssa hoitaa suurosasto yhteen kuuluva yleisönosasto (Publikumsavdelingen, PUB). Sille kuuluvat tutkijasalipalvelu, suurin osa käyttölupa-asioista ja selvityksistä, asiakirja- ja julkaisulainat, puhelinpalvelu, kopiointi, kirjasto, näyttelyt, esittelyt sekä muu yleisön informointi.

RA:n ja Oslon maakunta-arkiston yhteinen tutkijasali on avoinna arkistoaineiston käyttäjille arkipäivisin, talvella myös lauantaisin. Luettelohuoneessa päivystäjät auttavat luetteloiden etsinnässä, tilausten teossa sekä antavat vieraille numeroidun paikan tutkijasaliin. Asiakkaat saavat päivystäjiltä ammattiapua asiakirjojen hakuun. Luettelohuoneesta löytyvät arkistojen ja kokoelmien luettelot, kirjaston luettelot apuvälineineen sekä osa käsikirjastosta ja uutuuskirjat. Asiakirjoihin mikrofilmit mukaan lukien ja kirjallisuuteen tutkijat voivat tutustua tutkijasalissa. Ennakkotietoja arkistoista ja kokoelmista he voivat etsiä RA:n verkkosivuilta (käsikirja, pääluettelo ja yksityisarkistojen yhteisluettelo), Norjan arkistonetistä sekä vuonna 1992 ilmestyneestä käsikirjasta Håndbok for Riksarkivet. Tavallisesti asiakirjojen toimitusaika on noin puoli tuntia. Käyttörajoitusten alaisten asiakirjojen saanti nähtäviksi ottaa enemmän aikaa. Tarvittaessa päivystäjä voi auttaa asiakirjoissa esiintyvän vaikean sanan tai merkinnän tulkitsemisessa. Arkisto olettaa kuitenkin käyttäjän hallitsevan tavallista goottilaista kirjoitustyyliä. Aineistoista tutkijat voivat tilata maksua vastaa kopioita. Vuonna 2000 tutkijasaliin tehtiin noin 14 000 asiakaskäyntiä. Tutkijasaliin nähtäviksi tuotiin asiakirjoja oli noin 20 000.

Kirjallisiin kyselyihin pyritään vastaamaan kahden viikon sisällä. Vastaus voidaan osaksi tai kokonaan antaa kopioina asiakirjoista. Ammattilaisille (tutkijat, opiskelijat, toimittajat) vastattaessa huomioidaan asiakkaiden omat mahdollisuudet asiakirjojen käyttöön tutkijasalissa. Myös harrastusta varten tehtyihin konkreettisiin kysymyksiin vastataan, jos asia on selvitettävissä alle tunnissa. Vastaus annetaan kirjeitse, sähköpostitse, telekopiona tai puhelimitse. Sodan aikaisiin tapahtumiin jälkiselvittelyineen liittyvät ja merimieskyselyt ovat suurimpia yksittäisiä selvitysten asiaryhmiä. Selvityksiä RA:ssa tehtiin vuonna 2000 lähes 6 000. Näistä osa hoidettiin muilla osastoilla. Puhelinkyselyjä arkistojen käyttäjiltä tulee noin 50 viikossa. Kopioita PUB otti likimain 34 000.

Vuonna 2000 PUB oli mukana järjestämässä asiakirjanäyttelyä Skrift i 1000 år. Näyttely on edelleen nähtävissä Internetissä. Vuonna 2001 RA:n vastaantuloaulassa on ollut esillä PUB:n ja Statistik sentralbyrån väestönlaskentoja koskeva yhteisnäyttely ... nå telte han deg også. Folke- og boligtellinger ved tre århundreskrifter.

Osasto on yhdessä Oslon maakunta-arkiston kanssa tähän mennessä kirjoittanut viisi lehtistä uuteen asiakasinformaatiosarjaan Førstehjelp for arkivbrukare. Lehtiset on tarkoitettu tutkijasalin uusille asiakkaille. Niiden aiheina ovat olleet sukututkimus, kiinteää omaisuutta koskevat asiakirjat (SAO), käyttörajoitukset, väestönlaskennat ja perinnönjaot (SAO). Norjan arkistolaitoksen kotisivuilta löytyvät asiakasohjeet sekä tutkijasalivieraille että selvityksiä ja muita arkistolaitoksen palveluksia kaipaaville.

Asta (Arkivsystem til alle) on yhteinen tietokanta valtiollisille, kunnallisille ja yksityisarkistoille. Sitä on kehitetty RA:n ja Landslaget for Lokal- og Privatarkivin (LLP) yhteistyönä. Kuvailutasoina siina ovat arkistonmuodostaja, arkisto, sarja, säilytysyksikkö, arkistoyksikkö ja asiakirja. RA:ssa Asta on ollut käytössä vuodesta 1994 lähtien. LLP perusti Asta-säätiön syyskuussa 1995 edistämään standardisointia, laatua ja informaation käytettävyyttä sekä viranomais- että yksityissektorin arkistoaineistojen rekisteröinnissä. Säätiötä johtaa nelijäseninen hallitus (2 edustajaa RA:sta). Säätiö kehittää ja jakaa Asta- tietokantaa, joka on kaikentyyppisten arkistojen rekisteröintiohjelma, yhteistyössä RA:n kanssa. Arkistoammatillisia periaatteita valvomaan perustettiin lokakuussa 1995 toimikunta (arkivfaglig utvalg), jonka jäsenistä osa on RA:sta ja osa LLP:stä.

Vuodesta 1998 lähtien Asta-säätiö on myös järjestänyt ja luetteloinut arkistoja, joita ollaan siirtämässä RA:oon tai Oslon maakunta-arkistoon. Perinteisesti RA:han siirrettävien arkistojen järjestämisen ja luetteloinnin on kustantanut arkistonmuodostaja. Itse järjestäminen on tehty arkistolaitoksen henkilöstön ammatillisessa ohjauksessa. Käytännössä RA:lla on ollut vastuu järjestämisestä ja luetteloinnista. Säätiön hallituksen esimiehen (RA:n osastonjohtaja) Ivar Fonnesin kesällä 1997 tekemä aloite johti järjestämisen osittaiseen siirtoon Astalle. Seuraavan vuoden alusta lukien sama järjestely on koskenut myös Oslon maakunta- arkistoa. Säätiön arkistonjärjestäjät ovat arkistokoulutuksen Oslon yliopistossa saaneita arkistoammattilaisia. Monilla on kokemusta sekä depoo- että kenttäarkistoista.

Useimmat järjestelytehtävät ovat tulleet valtiollisilta arkistonmuodostajilta, joiden arkistolain mukaan tulee siirtää arkistonsa RA:iin tai maakunta-arkistoon. Säätiö ottaa järjestääkseen yksityisarkistojakin. Arkistojen järjestämistä tehdään RA:n tiloissa noudattaen RA:n antamia suuntaviivoja. Kohottaakseen arkistojen parissa työskentelevien ammattitaitoa säätiö on osallistunut erilaisiin kursseihin, esim. sähköisistä arkistoista, seulonnasta ja arkistonrajauksesta, luovutuksesta ja arkistolaista. Säätiö tukee myös taloudellisesti virkamiehiään, jotka opiskelevat Oslon yliopistossa arkistotiedettä. Se antaa yleisiä arkistoammatillisia neuvoja arkistojen järjestämisestä ja luetteloinnista. Säätiöllä on Internetissä omat kotisivut.

Vuonna 1992 julkaistu Håndbok for Riksarkivet sisältää tietoja kaikista RA:ssa säilytettävistä arkistoista. Johdannossa kerrotaan yleisesti arkistojen rakenteesta ja kuinka asiakirjat löydetään unohtamatta käyttöä ja sen rajoituksia. Pääosa kirjasta on arkistojen esittelyjä, joissa edetään linjalla arkistonmuodostaja-arkisto-sarjat ja arkistoluettelon numero. Kirjan lopussa on hakusanarekisteri (stikkordregister) ja ministeriöiden historiallinen valtiokalenteri. Siitä nähdään mikä ministeriön osasto on ollut vastuussa kulloinkin kyseessä olevasta asiasta vuosina 1819-1960. Käsikirja on syötetty myös Internetiin. Verkkoversiosta hakemistot on jätetty pois. Tekstiosia ei ole muutettu, mutta luetteloviitteet on päivitetty vuoden 1996 tilanteen mukaan. Netissä on myös erillinen luettelo käsikirjan valmistumisen jälkeen RA:iin iirrettyjen arkistojen luetteloista.

Valtionarkiston viranomais- ja yksityisarkistojen sähköinen pääluettelo on ollut Internetissä vuoden 2000 joulukuusta alkaen. Se sisältää tietoja arkistonmuodostajista, arkistoista, asiakirjasarjoista, säilytysyksiköistä, arkistoyksiköistä (aktit, niput yms.) ja joissakin tapauksissa myös yksittäisistä asiakirjoista. Pääluettelo ei ole oma erillinen tietokanta. Sen tiedot on otettu Asta-tietokannasta. Vuodesta 1995 lukien kaikki uudet arkistoluovutukset on rekisteröity Astaan. Myös vanhempien järjestelmien luettelotiedot on konvertoitu siihen. Joulukuussa 2000 RA:n Astassa oli tietoja noin 6 000 arkistonmuodostajasta ja 4 600 arkistosta, 22 500 sarjasta, 417 000 säilytysyksiköstä (arkivstykker), 560 000 arkistoyksiköstä (mapper) ja 4 000 asiakirjasta (dokumenter). Pääluettelo ei sisällä skannattuja dokumentteja tai kopioita piirustuksista tai kartoista.

Pääluettelosta etsinnät voidaan tehdä kaikkien arkistonmuodostajien ja arkistojen nimellä sekä prosenttimerkillä katkaistuilla sanan osilla (trunkering). Arkistoista, jotka on järjestetty ja luetteloitu Astaan, on mahdollista nähdä myös mitä ne sisältävät. Ylimmältä eli arkistonmuodostajatasolta saadaan tietoja arkistonmuodostajista toimintavuosineen, arkistotyypeistä (henkilö, yritys, organisaatio, instituutio jne.), hallintoalasta sekä henkilöistä biografia ja instituutioista historiikki. Arkistotasoon sisältyy tietoja arkistoista rajavuosineen sekä sisältökuvauksineen ynnä asiakirjasarjoista nimikkeineen ja sarjaan kuuluvista säilytysyksiköistä. Lisäksi yksiköistä voidaan nähdä mitä ne sisältävät ja miltä ajalta ne ovat sekä sijoituspaikat (makasiini, hyllykkö ja hylly). Osaan asiakirjoista liittyy käyttörajoituksia. Tavallisesti kyse on määräajan salassapidettävistä tiedoista.

Pääluetteloon ei vielä ole yhdistetty automaattista asiakirjojen tilausjärjestelmää. Ennakkotilaukset on kuitenkin mahdollista lähettää sähköpostitse, faksilla tai kirjeitse kirjoittamalla Internetistä pääluettelon yhteydestä löytyvään tilauslomakkeeseen tilattavan arkiston nimi, sarja, yksikkö ja sijoituspaikka sekä tilaajatiedot (nimi, osoite, sähköpostiosoite). Asiakirjat ovat tilattavissa katsottaviksi näin vain tutkijasaliin. Asiakirjojen tilausjärjestelmän uudistus on suunnitteilla.

Pääluetteloon liitetään jatkossa myös vapaatekstihaku. Toistaiseksi siihen sisältyvät vain RA:ssa säilytettävät arkistot. Myöhemmin siihen sisällytettäneen myös tiedot maakunta-arkistoissa olevista arkistoaineistoista.

Norjan yksityisarkistojen yhteisluettelo (Norske privatarkiver - Samkatalogen) on kansallinen tietokanta yksityishenkilöiden, yritysten, organisaatioiden ym:iden arkistoista, joita säilytetään julkisissa ja yksityisissä instituutioissa. Yksityisarkistoluettelon toteutus aloitettiin vuonna 1971. Viisi vuotta myöhemmin Norsk Privatarkivinstitutt julkaisi luettelon otsikolla Katalog over privatarkiver i offentlig og privat eie. Vuonna 1980 instituutti aloitti atk-rekisterin rakentamisen. Yhteisluettelon mikrofilmiversio ilmestyi vuonna 1987. Se sisälsi kuitenkin tietoja vain RA:ssa, maakunta-arkistoissa ja Oslon yliopiston kirjastossa säilytettävistä yksityisarkistoista.

Instituutti liitettiin samana vuonna RA:iin, jonka yksityisarkisto-osastolle siirtyi vastuu yhteisluettelosta. Vuoden 1992 arkistolaissa edellytetään, että RA pitää rekisteriä sekä julkisissa että yksityisissä instituutioissa säilytettävistä yksityisarkistoista. RA laittoi yhteisluettelon ensimmäisen version Internetiin kesällä 1998. Se sisälsi ensi sijassa tietoja RA:n yksityisarkistoista. Sittemmin on toimitettu uusi versio, johon on tehty laajemmat hakumahdollisuudet, esim. vapaatekstihaku. Yhteisluettelon informaatio on poimittu Asta-tietokannasta. Tiedot syötetään Astaan luetteloinnin yhteydessä ja ne voidaan siirtää yhteisluetteloon sieltä automaattisesti.

Yhteisluettelosta tietoja on mahdollista etsiä sekä standardi- että vapaatekstihaulla. Arkistonmuodos-tajista yhteisluettelosta löytyy nimi ja toimiaika, arkistotyyppi (henkilö, yritys, organisaatio, instituuttio jne.). Edelleen siitä saadaan informaatiota topografiasta, mahdollisesti siitä mihin organisaatioon arkistonmuodostaja on liittynyt ja biografia/historiikki. Arkistonmuodostaja voi koostua useasta arkistosta ja moni arkistonmuodostaja on voinut luoda yhden arkiston. Arkistoista yhteisluettelosta löytyy nimi, aika, säilytyspaikka ja tieto arkiston laajuudesta; sisältökuvaus, järjestely- ja luettelointiaste, käyttörajoitukset ym. Yhteisluettelo sisältää informaatiota myös arkiston sarjoista: nimi ja vuodet ja säilytysyksiköiden lukumäärä ja mahdollisesti sisältö. Yhteisluettelon avulla ei voida tehdä asiakirjatilauksia. Päästäkseen katsomaan itse arkistoa tutkijan tulee kääntyä arkistoa säilyttävän instituution puoleen.

Perinteisten paperiasiakirjojen käyttöä helpottamaan on useissa projekteissa luotu atk-rekistereitä. Näistä enimmät on koottu Digitalarkivetiin, jossa itse asiakirjatkin ovat osittain syötettyinä sähköiseen muotoon. Katsaus muissa tietokannoissa olevasta arkistolaitoksen asiakirja-aineistosta löytyy Arkivnett Norgesta. Valtionhallinnossa on monilukuinen joukko atk-rekistereitä, tietokantoja ja atk-diaareita. RA on vastaanottanut näitä vuodesta 1985 lähtien.

Arkivnett Norge on yksi kulttuuriministeriön rahoittaman kulttuurinetin sektoreista. Muita ovat kirjastonetti, taidenetti ja museonetti. Arkistonetti on kansallinen arkistoalan nettiportaali. Sen valmistelu aloitettiin syksyllä 1997 RA:n ja LLP:n yhteisprojektina. Arkistonetti avattiin huhtikuussa 1998. Sillä on oma, valtionarkistonhoitajan johdolla työskentelevä hallitus ja sen toimitus on RA:ssa. Arkistonetissä on perustietoja noin 150 arkistoja säilyttävästä instituutiosta (arkisto, kirjasto, museo, muu), esim. aineisto, toimiala ja yhteystiedot. Siitä saadaan tietoja myös ulkomaisista arkistoalan verkkosivuista. Se toimii myös suorana tienä Internetiin syötettyihin arkistoaineistoihin. Arkistonetti sisältää tietoja arkistoinstituutioista, arkistoluetteloista, lähteistä, sukututkimuksesta, paikallishistoriasta, arkistoja koskevista lähteistä, sukututkimuksesta, paikallishistoriasta, arkistoja koskevista määräyksistä ja arkistoalan ammattilaisille suunnattua informaatiota.

Digitalarkivet avattii Internetissä tammikuussa 1998 arkistolaitoksen ja Bergenin yliopiston historianlaitoksen yhteisprojektina. Tavoitteena on ollut eri ajoilta olevien asiakirja-aineistojen käytettävyyden lisääminen. Internetistä Digitalarkivetista löytyy tätä nykyä muiden muassa seuraavia asiakirjatyyppejä: väestönlaskenta-asiakirjoja 1660-1900, sotilasasiakirjoja, kirkonkirjoja, siirtolaisasiakirjoja. Digitalarkivet Norge sisältyy Arkivnett Norgeen, joka puolestaa on osa Kulturnett Norgea.

Oslon yliopiston historianlaitos aloitti vuonna 1987 käräjäpöytäkirjaprojektin (Tingebokprosjektet). Sen päämäärä on edistää historian tutkimusta, opetusta ja julkaisemista. Siinä 1600- ja 1700-luvun käräjäpöytäkirjojen käytettävyyttä on lisätty atk-teknologian avulla. Arkistolaitos on ollut projektissa mukana yhteistyökumppanina.

Vuonna 1981 perustettu Registreringssentral for historiske data (RHD) on Tromsan yliopiston yhteiskunnallisen tiedekunnan kansallinen laitos, jonka tavoite on tehdä historiallinen lähdemateriaali käytettäväksi sähköisessä muodossa. Se on syöttänyt tietokoneelle väestönlaskenta- asiakirjoja ja kirkonkirjoja. Alkuperäisasiakirjat ovat arkistolaitoksen hallussa. Väestönlaskenta-asiakirjat, kirkonkirjat ja tilamatrikkelit ovat käytettävissä sähköisessä muodossa Internetissä. Muu lähdeaineisto on listoina.

Diplomatarium Norvegicum on Norjan keskiajan tutkijoiden päälähde. Painettuna se sisältää 22 nidettä ja noin 20 000 asiakirjaa vuosien 1050 ja 1590 väliltä. Norjan yliopistojen yhteisprojektina (Dokumentasjonsprojektet) painettuihin DN:n niteisiin I-XXI on tehty sähköinen hakemisto, joka on käytettävissä Internetissä. Tulevaisuuden tavoitteena on saada tekstit näköisversioina alkuperäisistä dokumenteista.

Linkkejä Norjan arkistoihin